Füge jemanden zu deiner Crew hinzu
Per E-Mail einladen oder mit einem Drop-Code
Per E-Mail einladen
Du hast ihre E-Mail-Adresse.
- Die Einladung kommt per E-Mail. Einladungen aus diesem Formular lassen sich standardmäßig 7 Tage lang annehmen.
- Der Link lässt sich einmal einlösen. Wäre er mehrfach nutzbar, könnte jede Person mit diesem Link deiner Crew beitreten.
- Der Zugang beginnt mit der Annahme der Einladung, in der App oder bei der nächsten Anmeldung. Bis dahin gewährt die Einladung keinen Zugang.
- Sie treten mit dem Profil bei, das sie bereits haben.
Drop-Code
Du hast keine E-Mail-Adresse der Person.
- Gib den Zugang als Link, QR-Code oder als Code weiter. „Einladung senden“ fügt Link und Code in eine Nachricht ein. Eine Telefonnummer reicht dafür.
- Sobald du den Code erzeugst, erscheint die Person in deiner Mitgliederliste, noch vor ihrer ersten Anmeldung.
- Der Code gilt standardmäßig 30 Tage. Danach lässt sich damit keine Anmeldung mehr durchführen.
- Solange der Code gültig ist, können sie damit auch auf ein anderes Telefon wechseln. Nach Ablauf erzeugst du einen neuen Code für dieselbe Person.
Schritt für Schritt
- 01
Öffne Einstellungen, dann Hub
Das Zahnrad sitzt in der Ecke der Kamera und der Karte. Die Einstellungen öffnen sich mit „Profil“, „Hub“ ist der dritte von vier Tabs. Dort findest du deine Crew. Darunter stehen die beiden Möglichkeiten, jemanden hinzuzufügen, und weiter unten die noch offenen Einladungen.
Schritt 1 von 2
Schritt 2 von 2
Die Zeilen sind nach dem Zeitpunkt geordnet, zu dem jeder Drop-Code erstellt wurde, mit den neuesten zuerst. - 02
Wähle „Per E-Mail einladen“ oder „Drop-Code“
Zwei Auswahlfelder, jeweils mit einer Erklärung darunter. Deine Auswahl bestimmt, welches Formular darunter erscheint.
Schritt 1 von 2
Schritt 2 von 2
Die Auswahl ändert das Formular darunter. „Drop-Code“ fragt nach einem Namen, „Per E-Mail einladen“ nicht. - 03
Fülle das Einladungsformular aus
Das Einladungsformular fragt nach der Adresse und denselben zwei Einstellungen wie das Code-Formular: wessen Drops und Aktivitäten die Person sieht und wann ihr Zugang endet. Das Ende des Zugangs legst du also schon vor der Annahme fest. Wer TraceReach bereits nutzt, findet die Einladung sowohl in der App als auch im Postfach.
Das Ende des Zugangs legst du in diesem Formular fest, bevor die Einladung angenommen wird. - 04
Lies den Einladungseintrag
Unter „Einladungen“ bleibt eine Einladung bis zur Annahme stehen. Neben dem Gültigkeitsdatum steht „Wartet“. Darunter siehst du den Versandstatus der E-Mail. So kannst du erkennen, ob eine Person eine Einladung ignoriert oder nicht erhalten hat.
Die erste Zeile zeigt beide Daten: „Gültig bis“ gilt für die Einladung, „Zugang bis“ für den Zugang. - 05
Fülle das Drop-Code-Formular aus
Der Profilname steht an den Drops einer Person und muss innerhalb deiner Crew eindeutig sein. Eine E-Mail-Adresse ist optional. Darunter legst du mit zwei Auswahlreihen fest, wessen Drops und Aktivitäten die Person sieht, die gesamte Crew oder nur die eigenen, und wann ihr Zugang abläuft: nie oder nach 7, 30 oder 90 Tagen. Beides kannst du später im Eintrag der Person ändern. Neue Mitglieder erhalten hier die Rolle Crew. Die Rolle Lead weist du danach in ihrem Eintrag zu.
Der Hinweis unter „E-Mail“ erklärt, wofür die Adresse dient: Sie erhält eine Einladung. Angemeldet wird die Person weiterhin mit dem Code. - 06
Den Code übergeben
Der Code erscheint auf einer Karte mit dem Namen, einem QR-Code, dem Code darunter und drei Schaltflächen. „Link kopieren“ kopiert den Einlösungslink in deine Zwischenablage. „Einladung senden“ übergibt Link und Code als eine Nachricht an dein Smartphone. So lässt sich ein Code an eine Telefonnummer schicken. Die dritte Schaltfläche, „Drop-Code ausgeben“, ersetzt den angezeigten Code. Alle drei Wege melden die Person an: den QR-Code mit der Kamera scannen, den Link aus einer Nachricht öffnen oder den Code in die App eingeben. Ist Drop noch nicht installiert, öffnet sich der Link im Browser und meldet die Person dort an. Auf dieser Seite wird die App angeboten. Bis zum Ablauf lässt sich der Code auch später noch eingeben.
„Drop-Code ausgeben“ ersetzt den angezeigten Code. Der bisherige Code wird dadurch ungültig. - 07
Sie sind bereits auf der Liste.
Eine hinzugefügte Person erscheint schon vor ihrer ersten Anmeldung. Bis dahin steht im Eintrag „Nicht übernommen“. Eine von dir eingegebene E-Mail-Adresse bleibt als eingeladen, aber unbestätigt markiert, bis die Person mit Zugriff auf das Postfach sie bestätigt.
„Adresse ändern“ steht direkt im Eintrag, damit du Tippfehler dort korrigieren kannst.
Fragen vom ersten Tag
- Soll ich ihre E-Mail-Adresse auf dem Drop-Code-Formular tippen?
-
Trage die Adresse ein, wenn zusätzlich zum Code eine Einladung gesendet werden soll. Dadurch wird die Adresse noch nicht dem Profil zugeordnet.
Diese Einladung gilt so lange wie der Code, statt der 7 Tage einer separaten E-Mail-Einladung. Das Formular legt beide zusammen an.
Eine Adresse hier einzutragen lädt jemanden ein, bestätigt aber nicht dessen Identität. Erst wenn die Person mit Zugang zum Postfach die Adresse bestätigt, wird sie ihr zugeordnet. Bis dahin steht in der Zeile „Eingeladen, noch nicht bestätigt“.
- Die Meldung sagt, dass diese E-Mail-Adresse bereits verwendet wird.
-
Eine Adresse, die jemand bereits verwendet, wird abgelehnt, und das Formular bietet an, sie einzuladen.
Ein zweites Profil würde die Einträge einer Person aufteilen. Lade sie deshalb ein: Sie tritt mit ihrem bestehenden Profil bei, und alles bisher Erfasste bleibt daran erhalten.
- Welches Datum sehe ich gerade?
-
Bei einer Person können zwei Daten stehen. Die Zeile benennt beide: „Gültig bis“ gilt für die Einladung, „Zugang bis“ für den Zugang.
Gültig bis
Wie lange sich die Einladung annehmen lässt
Bei „Per E-Mail einladen“ sind es 7 Tage. Eine im Drop-Code-Formular eingegebene Adresse übernimmt die Gültigkeit des Codes: 30 Tage. Die Einladung endet, sobald sie angenommen wird oder abläuft.
Zugang bis
Wenn der Zugang zum Hub endet
Lege es beim Hinzufügen in einem der beiden Formulare fest: nie oder nach 7, 30 oder 90 Tagen. Die Frist beginnt mit der Annahme. Bei „Nie“ steht im Eintrag „Bleibt offen“.
- Ich habe die falsche Adresse eingegeben.
-
Ändere die Adresse auf der Einladung. Es bleibt die gleiche Einladung, mit einer korrigierten Adresse, und der Link, der in die falsche E-Mail-Adresse führte, funktioniert nicht mehr.
Ziehe eine Einladung zurück, um sie vollständig zu beenden.
- Was passiert, wenn eine Einladung abläuft?
-
Nach Ablauf lässt sich eine nicht angenommene Einladung nicht mehr einlösen. Ihr Eintrag zeigt das mit dem Datum an.
„Erneut senden“ verlängert die Gültigkeit ab diesem Tag um mindestens 7 Tage und schickt die Einladung noch einmal an die Person.
- Was passiert, wenn ein Drop-Code abläuft?
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Ein Drop-Code endet nach 30 Tagen. Erzeuge einen neuen für dieselbe Person. Sie steht bereits in deiner Mitgliederliste, daher musst du sonst nichts neu einrichten.
- Was passiert, wenn der Zugang einer Person endet?
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An diesem Tag funktionieren der Code und offene Sitzungen nicht mehr. Die Drops und Spots bleiben auf der Karte und der Person zugeordnet.
- Was bedeutet der E-Mail-Status in einer Zeile?
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Die Zeile unter einer Einladung zeigt den Status der E-Mail, getrennt vom Status der Einladung. Dort steht „E-Mail wird gesendet“, „E-Mail gesendet“ mit Datum oder „E-Mail nicht zugestellt“ mit dem Grund im Wortlaut der ablehnenden Stelle.
Wenn niemand antwortet, zeigt dir diese Zeile, woran es liegt: Die E-Mail ging raus und die Person hat noch nicht reagiert, oder sie kam nie an und die Zeile nennt den Grund.
- Was geht verloren, wenn ich jemanden entferne?
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Wenn du eine Person entfernst, endet ihre Mitgliedschaft in diesem Hub. Seine gültigen Codes funktionieren für sie dann nicht mehr.
Die Drops und Spots bleiben auf der Karte und der Person zugeordnet.
Braucht jemand in deiner Crew eine Anleitung?
TraceReach Drop spielt Anleitungen auf dem eigenen Bildschirm ab. Du findest sie unter Hilfe. App herunterladen erklärt Installation und Anmeldung.
Schon in Studio unterwegs?
Dieselbe Crew findest du auf der Seite „Nutzer“ unter „Crew“. Dort nimmt ein Formular eine Liste von Namen an und erstellt für jeden einen Code. Die Schritte oben zeigen TraceReach Drop, für jeweils eine Person.